ICT trong Giáo dục

Hướng dẫn làm việc trực tuyến sử dụng bộ công cụ Google Workspace

Giới thiệu chung

  1. Làm việc trực tuyến

Làm việc trực tuyến là hình thức trao đổi nội dung công việc với đồng nghiệp thông qua điện thoại, máy tính có kết nối internet và sử dụng các ứng dụng hỗ trợ như Google Workspace, Zalo, Facebook, Skype…

Trong đó, Google Workspace là một bộ các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google mang tới cho tổ chức của bạn một phương thức làm việc và cộng tác với nhau hoàn toàn mới, ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, không chỉ đơn giản là email và chat mà còn có các cuộc gọi video, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng nhau tạo và chỉnh sửa các văn bản trực tuyến…. Google Workspace bao gồm những ứng dụng chính như Gmail, Meet, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Meet, Sites, Vault…

Trường Đại học Mở Hà Nội đã cấp phát tài khoản Google Workspace cho toàn bộ cán bộ, viên chức, giảng viên thỉnh giảng của nhà trường với nhiều tính năng nâng cao như lưu trữ không giới hạn dung lượng, hỗ trợ các mô hình cộng tác, trao đổi nội bộ nhằm đáp ứng có thể khai thác tối đa hệ thống này trong các công việc.

  1. Chuẩn bị thiết bị cá nhân

Để tham gia làm việc trực tuyến, người dùng cần chuẩn bị các thiết bị và môi trường phù hợp để đảm bảo hiệu suất làm việc:

  • Đường truyền Internet có băng thông riêng từ 2Mbps trở lên (đường truyền Internet cáp quang hoặc sử dụng kết nối di động 4G)

Kiểm tra tốc độ kết nối internet tại địa chỉ: http://speedtest.net

  • Máy tính cá nhân có kết nối Internet
  • Đối với các công việc cần tham gia họp trực tuyến, sử dụng máy tính + webcam + headphone hoặc sử dụng thiết bị di động thông minh (điện thoại thông minh/máy tính bảng) + headphone khi làm việc trong môi trường không đảm bảo độ yên lặng.
  • Địa điểm làm việc đảm bảo sự riêng tư, yên tĩnh, tránh bị can thiệp bởi những người khác trong gia đình khi đang làm việc.
  • Bố trí thời gian làm việc theo giờ làm việc tại cơ quan, trong thời gian này không tranh thủ làm các công việc cá nhân, việc gia đình để đảm bảo thời giờ và hiệu suất công việc.
  1. Trao đổi giao tiếp

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc trao đổi giao tiếp từ xa như email, chat, video call và người dùng có thể lựa chọn công cụ phù hợp với cá nhân của mình để sử dụng. Sau đây là một số công cụ trong bộ Google Workspace:

  1. Gmail

Hiện tại, email được coi là phương thức trao đổi phổ biến nhất tại Trường. Tài khoản mail do người dùng tự cấp hoặc Trường cấp như yahoo mail hoặc gmail. Gmail (thuộc Google Workspace) do Trường cấp đảm bảo độ tin cậy cao nhất khi làm việc trực tuyến trong quy mô Trường Đại học Mở Hà Nội.

Gmail cung cấp tính năng nhận, gửi, lưu trữ và nhắn tin nhanh theo thời gian thực. Việc trả lời email không bị giới hạn tại bất cứ đâu, hộp thư đến có lưu trữ đáng kể để hạn chế xóa email cũ. Gmail là giải pháp đơn giản dễ sử dụng, có thể áp dụng tính năng Gmail Offline sau khi kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs.

  1. Google Hangouts Chat

Chat là hình thức trò chuyện trực tuyến, hành động trao đổi thông tin giữa hai người hoặc nhóm người, từ máy tính đến máy tính cùng luc, qua mạng bằng bàn phím hoặc mic, tai nghe. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng chat phục vụ cộng đồng như: messenger, zalo, skype, google chat (thuộc Google Workspace).

Cho dù trong cuộc trò chuyện riêng tư hoặc không gian làm việc nhóm chuyên dụng thì Google Hangouts giúp bạn dễ dàng cộng tác với nhóm của bạn một cách có tổ chức. Chia sẻ và thảo luận về Google Drive, Google Docs, Sheets và Slides ở tại màn hình chat.

Để download Google Hangouts Chat cho hệ điều hành android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite Download Google Hangouts Chat cho hệ điều hành IOS: https://itunes.apple.com/us/app/hangouts-chat/id1163852619

  1. Họp trực tuyến

Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến có thể được tổ chức thông qua công cụ Google Meet, cho phép kết nối tới 250 người cùng trao đổi, hỗ trợ chia sẻ màn hình để hỗ trợ trình chiếu; giúp mọi người có thể tham gia họp giống như đang ở cùng một phòng họp truyền thống.

Để tổ chức họp, người tổ chức có thể đặt trước lịch họp qua hệ thống lịch Google Calendar, hoặc tổ chức trực tiếp và gửi lời mời tới những người tham gia cuộc họp. Những người nhận được lời mới mới có thể tham gia cuộc họp, người chủ trì có thể chấp nhận hoặc từ chối việc tham gia phòng họp của người được mời.

  1. Google Hangouts Meet

  1. Hướng dẫn tạo một buổi họp trực tuyến

Bước 1: Trên Google Chrome Đăng nhập vào hệ thống email của Trường hoặc cá nhâ.

Bước 2: Click vào biểu tượng Google Apps chọn Meet

Bước 3: Click vào Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp

Bước 4: Đặt tên cho buổi học (không dấu) và chọn Tiếp tục

Bước 5: Chọn Tham gia ngay để vào cuộc họp.

  1. Mời thành viên trong cuộc họp

Bước 6: Mời các thành viên tham gia học bằng cách chép và chuyển cho họ liên kết (URL) của buổi họp

Hoặc chọn Thêm người để mời, với cách mời này chúng ta có thể thêm từng người   hoặc sao chép và dán danh sách email của nhiều người.

Bước 7: Thuyết trình trong buổi họp, chọn Trình bày ngay bây giờ (Present now), chọn Toàn bộ màn hình của bạn hoặc Một cửa sổ và mở tập tin để trình chiếu

Giao diện phòng họp hiển thị như hình dưới đây:

Cán bộ tạo một buổi họp khác tương tự như các bước trên đây.

  1. Tham gia buổi họp trực tuyến

Thành viên được mời sẽ nhận được thông báo qua email và nhắp chuột vào Join meeting/ Tham gia ngay hoặc URL nhận được.

D:\Moodle\tải xuống (7).png

  1. Bật tắt micro/ webcam

Để tắt micro, người dùng bấm chọn icon micro đang bật        để tắt. Sau khi tắt micro icon

thay đổi như sau . Tương tự đối với webcam, icon webcam khi tắt sẽ thay đổi như sau:

.

Để rời khỏi cuộc họp, người dùng bấm chọn icon        .

  1. Lưu lại nội dung buổi họp

Để thực hiện ghi hình lại toàn bộ nội dung buổi họp, người

dùng bấm chọn biểu tượng 3 dấu chấm        ở góc dưới cùng bên phải, sau đó chọn chức năng Ghi hình buổi họp (Record meeting) để thực hiện việc ghi hình.

Hệ thống sẽ hỏi về quyền được ghi hình tất cả thành viên trong buổi họp, bấm chọn Đồng ý (Accept) để bắt đầu ghi.

Sau khi kết thúc cuộc họp, chọn biểu tượng 3 dấu chấm dưới góc bên phải màn hình và lựa chọn Dừng ghi hình (Stop recording), nội dung sẽ được tự động lưu trữ vào Google Drive của người chủ trì cuộc họp. Video sẽ có sau một khoảng thời gian phụ thuộc vào độ dài của buổi họp, hệ thống sẽ gửi email thông báo khi video đã sẵn sàng đến người chủ trì cuộc họp.

  1. Đặt trước lịch cho cuộc họp trực tuyến

Để đặt trược lịch cho cuộc họp trực tuyến, người dùng cần vào ứng dụng Calendar của Google:

  • Mở hòm thư có đuôi HOU.EDU.VN của cán bộ trong trình duyệt, bấm vào biểu tượng ở góc trên bên phải và lựa chọn Calendar (Lịch làm việc)

–        

  • Ứng dụng Lịch làm việc (Calendar) của Google sẽ được mở ra, cho phép người dùng có thể tạo các lịch làm việc và quản lý lịch của mình. Người dùng có thể lựa chọn nhiều cách thức hiển thị khác nhau theo ngày, theo tuần, theo tháng, cho phép đặt các lịch làm việc thông thường và trực tuyến với Google Meet.
  • Để đặt lịch cho cuộc họp trực tuyến, người dùng bấm chọn vào khung thời gian

trên màn hình hoặc bấm nút để lên lịch cho buổi họp trực tuyến.

  • Lựa chọn Tùy chọn khác để mở rộng hộp thoại lựa chọn

  • Tại màn hình thiết lập thông số cho cuộc họp, nhập tên, thời gian cuộc họp (cả ngày hoặc một khoảng thời gian cụ thể), lựa chọn Thêm hội nghị truyền hình và chọn Hangout Meet để xác nhận tạo lịch cho cuộc hội thoại trực tuyến.

  • Tại ô nhập thông tin Khách, nhập địa chỉ email của những người cần mời tham gia cuộc họp, hệ thống sẽ tự động gửi email tới những người đó với liên kết để truy nhập vào buổi họp trực tuyến.
  • Nhập các thông tin khác nếu cần thiết và bấm Lưu để xác nhận việc thiết lập lịch họp trực tuyến.
  1. Tải phần mềm cho các thiết bị thông minh

Phần mềm Google Hangout Meet được hỗ trợ trên các hệ điều hành di động phổ biến như Android và iOS. Lần đầu khi người dùng kết nối vào phòng họp, sẽ có thông báo cho phép người dùng lựa chọn cài đặt phần mềm hoặc có thể chủ động cài đặt theo liên kết sau:

Để download Google Meet cho hệ điều hành android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=en

Download Google Meet cho hệ điều hành IOS: https://apps.apple.com/us/app/hangouts-meet-by-google/id1013231476

  1.  Lưu trữ dữ liệu và cộng tác trực tuyến

  1. Google Drive

Người dùng có thể dùng google drive qua bất kỳ thiết bị nào, qua trình duyệt web trên máy tính hoặc qua app trên điện thoại và máy tính bảng. Mọi cập nhật thông tin trên một thiết bị sẽ được lưu lại và đồng bộ trên các thiết bị khác. Google drive là một nơi giúp mọi người lưu trữ các văn bản, tài liệu, hình ảnh, video, software… vô cùng hữu hiệu.

  1. Google Docs/Sheets

Google Docs/Sheets là phiên bản tương tự của Word/Excel bên Microsoft nhưng cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác, thảo luận trên một tài liệu cùng một lúc và hoàn toàn trực tuyến. Nhiều người ở nhiều địa điểm có thể xem, thảo luận và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào.

Hai ứng dụng này cũng làm giảm công việc trùng lặp và theo dõi các tài liệu lộn xộn hay kiểm soát các phiên bản, đồng thời loại bỏ các mối quan tâm vượt quá dung lượng cho  phép. Trực tiếp, tối ưu công đoạn, tối ưu thời gian và hơn thế nữa là tuyệt đối an toàn khi có thể chủ động được việc quản lý chia sẻ cho ai với quyền hạn gì.

  1. Lên lịch làm việc

  1. Google Calendar

Người dùng có thể sắp xếp kế hoạch, quản lý tổ chức sự kiện dựa trên ứng dụng lịch trực tuyến. Google Calendar có thể tích hợp với các thành phần khác của Google Apps, như khi kết hợp Gmail, Talk và Calendar sẽ giúp công việc bớt trùng lặp, nâng cao hiệu quả công việc qua sự cộng tác, chia sẻ và giao tiếp.

  1. Kênh ghi chú thông tin

  1. Google Keep

Giao diện của Google Keep khá đơn giản với 4 tính năng bao gồm ghi chú văn bản, lên danh sách những việc cần làm, ghi âm và lưu hình ảnh.

Tính năng ghí chú của Google Keep được tối đa hết sức có thể nhằm tạo thuận tiện trong quá trình sử dụng của người dùng. Với mỗi ghi chú, chúng ta sẽ phải nhập vào hai mục là tiêu đề và nội dung.

Google Keep có thể lưu công việc trên điện thoại, tablet, máy tính của người dùng và thiết bị đeo Android.Tất cả mọi thứ đồng bộ trên các thiết bị. Người dùng cũng có thể thiết lập lời nhắc nhở dựa trên địa điểm.

Để sử dụng Google Keep, người dùng có thể làm theo các hướng dẫn sau:

thoughts/id1029207872 và Androidhttps://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep. Sau khi tải hãy mở ứng dụng Keep và đăng nhập vào Tài khoản Google để sử dụng.

  • Đối với máy tính, người dùng có thể sử dụng ứng dụng Keep trên web bằng cách: Truy cập keep.google.com. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn sau đó tạo ghi chú và danh sách.

About the author

dainganxanh

Leave a Comment